De koppeling in het kort

Appconnex biedt deze koppeling aan tussen Smart Event Manager (SEM) en AFAS. Daarbij worden de volgende gegevens gesynchroniseerd.

1. CRM (waarbij AFAS of SEM leidend is)
2. Verkoopfacturen (financiele mutaties in AFAS) met PDF als bijlage
3. Betalingen worden zichtbaar in SEM

Via InSite (AFAS) worden de relaties onderhouden. In AFAS is een vrijveld ingelezen ‘SEM-relatie’ dat voor deze koppeling wordt gebruikt. Als via InSite een verkooprelatie wordt gewijzigd en dit is ook een ‘SEM-relatie’ dan worden de gegevens in SEM direct bijgewerkt. Indien de relatie niet bestaat, dan wordt deze ook direct aangemaakt. Via InSite wordt aangegeven of dat succesvol is uitgevoerd of er staat een mededeling waarom het niet is gelukt.
Wijzigingen aangebracht via Profit worden niet direct verwerkt. Deze wijzigingen worden in de nachtelijke uren verwerkt.

2. De verkoopfacturen worden vanuit SEM op de gebruikelijke wijze verstuurd. Om de verkoopfacturen ook in AFAS te krijgen is het noodzakelijk om een ‘batch’ in SEM aan te maken. Zie het aanmaken van een batch als het journaliseren. 
   Dat is voor ons het teken om de verkoopfacturen te verwerken. Wij halen deze batch op en leggen deze vast op de debiteur als ‘financiële mutaties’. Als bijlage wordt de PDF daaraan toegevoegd.
   Een paar spelregels:
   1. Het gr.rek. schema in SEM en AFAS is gelijk.
   2. De verkoopfactuur wordt vanuit SEM verzonden naar de klant

Ondanks dat het ‘maar’ een financiële mutatie is, gaat deze verkoopfactuur wel mee in de aanmaningen e.d. En doordat de PDF is toegevoegd kan de klant ook snel van de financiële administratie een kopie ontvangen.

3. Betalingen worden zichtbaar in SEM. Op het moment dat een verkoopfactuur wordt betaald (afgeletterd in AFAS), dan sturen we deze betaling door naar SEM. Dit is wel informatief. De waarheid staat in AFAS. De reden is dat in SEM de betalingen ook eenvoudig verwijderd of gewijzigd kunnen worden. Maar het is wel heel handig voor de planners. 

Voor het bovenstaande geldt allemaal dat deze in de nachtelijke uren worden verwerkt. (Relaties via InSite direct). Mochten er problemen zijn, dan ontvangen 1 of meer gebruikers hiervan een melding. Op maandagochtend ontvangen deze gebruikers ook een overzicht met nog openstaande issues. 

En in ons portaal is inzichtelijk gemaakt welke verkoopfacturen we wel hebben verwerkt en welke niet!

Als de koppeling volledig wordt ingezet dan worden betalingen vanaf een aantal dagen terug bijgewerkt. Voor de verkoopfacturen moeten we dat iets anders doen. Ik vermoed dat er geen batches zijn aangemaakt. Eerst moet er een batch aangemaakt moeten worden om de historie eruit te krijgen. Deze moeten wij negeren. Daarna kan er een kleine batch van 1 of 2 verkoopfacturen aangemaakt worden. Deze kunnen we verwerken en mogelijk dat het zonder problemen gaat. Als dat zo is, dan kan ook de volgende batch worden aangemaakt.

De betalingen lopen dan sowieso door.

Het enige is dat voor de PDF mogelijk Voorraedt nog wat moet doen in samenwerking met de technische afdeling van Park De Hoge Veluwe. Dit moet wel gebeuren maar is niet noodzakelijk om de eerste stappen te zetten.